Encontra o que julgavas perdido! Como dominar os operadores de pesquisa na tua caixa de e-mail

Como utilizar operadores de pesquisa de e-mail para encontrar e-mails perdidos

Estás sempre a perder mensagens importantes? Se sim, este artigo é para ti. Vamos ensinar-te tudo sobre os operadores de pesquisa de e-mail utilizados no Gmail e Outlook!

No nosso último artigo ensinámos-te tudo o que havia para aprender acerca dos operadores de pesquisa do Google, a fim de te converteres num ninja de pesquisa web. Mas sabias que também podes utilizar operadores como esses noutros contextos mais específicos? Como, por exemplo, no teu correio eletrónico? É chegada a hora de desvendar os segredos por detrás das pesquisas avançadas de e-mail e dominar ainda mais comandos!

O Problema e a Solução

Todos (ou quase todos) já passámos, a um dado ponto da nossa vida, pela situação dramática que é tentar encontrar um e-mail importante dentro de uma caixa de entrada atolada de mensagens e sem um pingo de organização, sem ter muito com que nos guiarmos além de uma vaga memória do nome do remetente ou da informação contida. É um processo que, na pior das hipóteses, pode demorar várias horas. Não menos dramático que isso é estarmos a ficar sem espaço de armazenamento e não fazermos a mínima da menor ideia de como filtrar e eliminar todas as mensagens inúteis que fomos acumulando.

O que fazer?

Tudo isto é complicado, mas tem uma solução bem simples. E a solução é usar operadores de pesquisa.

Se já memorizaste todos os operadores que te apresentámos no artigo anterior, então tens meio caminho andado para compreender o que vamos ensinar aqui. Se ainda não o fizeste, nada temas, pois esta lógica funciona nas duas direções (e, bem, ainda vais a tempo de ler o outro artigo). Dito isto, é hora de começar!

Sistemas distintos

Como todos sabemos, existe uma infinidade de fornecedores de e-mail por aí, e cada um deles funciona de maneira diferente. Seria absurdo tentar listar os comandos utilizados por todos os serviços existentes, por isso vamos centrar-nos apenas nos dois mais populares e habitualmente utilizados: o Gmail e o Outlook.

Estes dois serviços diferem bastante em múltiplos aspetos, e isto inclui os operadores de pesquisa que disponibilizam. Existem, contudo, uma série de comandos com funções comuns a ambos os sistemas. É nestas funções comuns que nos iremos focar primeiramente. Vale ainda mencionar que só estarão aqui incluídos os operadores disponíveis na versão online do Outlook, e não aqueles que são exclusivos à versão desktop. Até porque se nos fôssemos focar nesses íamos levar imenso tempo (e este artigo ia ficar uma salgalhada).

Remetentes e Destinatários

Os operadores utilizados para pesquisar nos campos do Remetente e Destinatário são extremamente simples, e tratam-se dos mesmos exatos comandos no Gmail e no Outlook.

from:

O comando usado para indicar o remetente da mensagem.
Exemplificando, se eu quiser encontrar todos os e-mails enviados a mim pelo Gregório Azevedo, devo digitar o comando seguido do e-mail da pessoa, da seguinte forma:

Como utilizar um operador de pesquisa para encontrar e-mails enviados por um remetente

to:

A mesma coisa mas para o destinatário. Duh.
Portanto, para descobrir todos os e-mails que enviei à Leopoldina Pardal escrevo o seguinte:

Ainda dentro desta categoria podemos inserir os operadores de pesquisa dos campos Cc e Bcc, que nos indicam os destinatários que receberam cópias da mensagem. São exatamente o que tu pensas que são.

cc:

Pesquisa no campo Cc.
Então, se eu pretender achar todos os e-mails cuja cópia enviei ao Bertílio Cabral usando este campo, é assim que devo fazer:

Como utilizar o operador de pesquisa "cc:" para encontrar e-mails enviados como cópia

bcc:

Pesquisa no campo Bcc. Como é óbvio não te serve de nada se quiseres procurar e-mails recebidos.
Contudo, se o meu propósito for desencantar os e-mails enviados para a Antonieta Serafino através de Bcc, devo fazer isso desta maneira:

Como usar operadores de pesquisa de e-mail para procurar mensagens enviadas por BCC

Além destes comandos mais básicos e evidentes, cada um destes serviços de e-mail possui ainda mais um operador de pesquisa que te ajuda a encontrar participantes de formas mais específicas.

deliveredto: (Gmail)

Pesquisa por mensagens que tenham sido entregues a determinadas pessoas, não apenas enviadas.
Como tal, para identificar todos os e-mails entregues com sucesso à Ermelinda Pinheiro isto é o que devo escrever:

participants: (Outlook)

Pesquisa simultaneamente nos campos de Destinatário, Cc e Bcc.
Posso usar este operador para detetar todos os e-mails enviados ao Dionísio Rabaçal, diretamente ou como cópia, digitando o que se segue:

Como encontrar e-mails enviados no Outlook com o operador de pesquisa "participants:"

Assuntos e Conteúdos

Mais uma vez, tanto o Gmail como o Outlook possuem o mesmo operador para pesquisar o assunto de um e-mail. No caso do Outlook, dispomos ainda de um operador que nos permite procurar por termos concretos no corpo de uma mensagem.

subject:

Pesquisa no campo Assunto.
Se a minha intenção for filtrar apenas os e-mails que contenham “pardais” no assunto da mensagem, procuro-os assim:

Como pesquisar no assunto de uma mensagem usando o operador de pesquisa de e-mail "subject:"

body:/content: (Outlook)

Pesquisa no corpo/conteúdo das mensagens.
Caso eu deseje, por exemplo, desvendar todos os e-mails com o termo “avestruzes” dentro do corpo da mensagem, eis como aplico este comando:

Pastas e Categorias

O Gmail possui um operador específico para pesquisar em pastas concretas. Já no Outlook isto é uma opção que selecionamos diretamente na barra de pesquisa. Mais uma vez ambos partilham um comando para pesquisar nas categorias.

in: (Gmail)

Pesquisa numa pasta específica. Podemos usar “in:anywhere” para procurar em todas as pastas.
Logo se o meu objetivo for selecionar todos os e-mails contidos na pasta Spam escrevo como demonstrado:

Como encontrar mensagens em pastas do Gmail usando o operador de pesquisa "in:"

category:

Pesquisa dentro de uma determinada categoria. Devemos salientar aqui que a definição de “categoria” difere um bocado entre estes dois serviços. No Outlook as categorias funcionam como etiquetas personalizáveis definidas pelo utilizador, já no Gmail são um atributo predefinido que separa as mensagens com base na sua origem.
Assim sendo, a fórmula requerida para realizar uma busca na categoria “Coisas” com este marcador, no Outlook, é:

Como pesquisar nas categorias do Outlook usando o operador de e-mail "category:"

No caso do Gmail é a mesma coisa, mas só dispomos de cinco categorias pré-existentes: Principal, Social, Promoções, Atualizações e Fóruns. Então se eu precisar, por exemplo, de aceder às mensagens dentro da categoria Social, formulo-o neste sentido:

Como encontrar mensagens nas categorias do Gmail com o operador de pesquisa de e-mail "category:"

Tamanho e Anexos

Ambos estes serviços dispõem de operadores que nos permitem procurar por e-mails com ou sem anexos. Contudo, no seu formato online, apenas o Gmail nos permite pesquisar mensagens com base no seu tamanho.

size:/larger:/smaller: (Gmail)

Pesquisa e-mails com um tamanho superior ou inferior ao indicado. O operador “size:” pesquisa sempre mensagens com um tamanho igual ou superior ao valor embutido, já os outros dois… são fáceis de entender, certo?
Suponhamos que busco um e-mail que recordo ter mais de 2MB. Posso usar aqui dois métodos diferentes:

Como pesquisar mensagens por tamanho com o operador de pesquisa "size:" no Gmail
Pesquisar e-mails por tamanho no Gmail através do operador de pesquisa "larger:"

has:attachment (Gmail)

hasattachment: (Outlook)

Pesquisa por anexos nos e-mails. É possível usar o comando do Gmail da maneira inversa com o operador de exclusão “-” (é verdade, ele está de volta, mas havemos de lá chegar), já o operador do Outlook deve ser seguido de “yes” ou “no”.
Ora então, vejamos como devo proceder se quiser efetuar uma pesquisa por mensagens sem anexos, em ambos os serviços:

has: (Gmail) - mais funções

Além de procurar por anexos em geral, podemos usar este comando para pesquisar mensagens que contenham links ou anexos de ficheiros do Google Drive (“has:drive”), assim como respetivas ferramentas: Docs, Sheets e Slides. Para estes três devemos especificar o formato (“document”, “spreadsheet”, “presentation”).
Ora bem, para o nosso exemplo obrigatório, suponhamos que preciso de descobrir todos os e-mails na minha caixa de correio que contenham apresentações do Slides. Muito simples:

Como procurar anexos do Google Drive no Gmail usando o operador de pesquisa de e-mail "has:"

Datas de Envio e Receção

Quer o Gmail quer o Outlook possuem os seus próprios operadores de pesquisa por data. Os operadores do Gmail centram-se em períodos de tempo enquanto os do Outlook diferenciam as mensagens enviadas das recebidas.

after:/before:/older_than:/newer_than: (Gmail)

sent:/received: (Outlook)

Pesquisam mensagens enviadas ou recebidas numa determinada data ou período de tempo. Para quem não é bom a calcular datas, os operadores do Gmail “older_than:” e “newer_than:” permitem encontrar mensagens datadas de há mais ou menos de um determinado número de dias, meses ou anos (d,m,y). Oh, e os operadores do Outlook deveriam ser capazes de encontrar mensagens de determinados meses ou anos, não apenas dias específicos, no entanto… isso não funciona muito bem.
Mas enfim, se eu estiver a tentar encontrar um e-mail que recebi no dia 5 de Maio de 2019, no Outlook, como devo proceder? Segue-se a resposta.

Como encontrar mensagens recebidas numa determinada data no outlook usando o operador de pesquisa de e-mail "received:"

No caso do Gmail, posso combinar dois operadores para isolar o dia. Toma em atenção a diferente formatação das datas:

Como localizar e-mails recebidos numa determinada data no Gmail usando os operadores de pesquisa "before:" e "after:"

E se a minha ideia for exibir todos os e-mails com mais de dois meses? Muito simples:

Marcadores, Sinalização e Tudo Isso

Diferentes serviços de e-mail utilizam diferentes sistemas de sinalização de mensagens, e estes dois, obviamente, não são exceção. Como tal, os operadores de pesquisa utilizados para encontrar e-mails sinalizados (ou marcados, o que for) variam também bastante entre o Gmail e o Outlook.

isflagged: (Outlook)

Pesquisa mensagens com ou sem sinalização. Dada a existência das categorias, o sistema de sinalização do Outlook é bastante simples, e como tal os operadores utilizados também são bem diretos.
Dito isto, o que devo colocar na barra de pesquisa para revelar somente e-mails sinalizados? Imagino que já saibas:

Como utilizar operadores de pesquisa de e-mail para encontrar mensagens sinalizadas no Outlook, usando "isflagged:"

is:/label:/has: (Gmail)

Pesquisam… uma série de coisas no que refere à marcação de mensagens. O Gmail tem muito por onde pegar, então façamos isto por partes.
Comecemos com os operadores “is” e “label”, que são, essencialmente, o mesmo comando. Estes operadores de pesquisa permitem-te encontrar e-mails com base nos marcadores aplicados, presença de estrelas e estado de leitura.
Assim sendo, posso utilizar o operador “is” para apresentar todas as mensagens não lidas:

Como encontrar mensagens não lidas no Gmail usando operadores de pesquisa de e-mail como "is:"

Ou posso usar o operador “label” de forma a mostrar todos os e-mails com o marcador “Projetos” (já agora, curiosidade: os marcadores do Gmail funcionam essencialmente da mesma forma que as categorias do Outlook, mas são apresentados como pastas):

Como encontrar e-mails através nos seus marcadores no Gmail usando operadores de pesquisa como "label:"

E, se quisesse, também podia repetir as mesmas pesquisas com os operadores trocados. Vai tudo dar ao mesmo.

Continuando… O operador “has” tem imensas funções, na verdade, e já o vimos anteriormente quando falámos dos anexos. Há duas funções que nos interessam aqui, e uma delas é a de identificar mensagens assinaladas com determinadas estrelas/símbolos.
Posso então servir-me do “has” para consultar todos os e-mails marcados com uma estrela azul:

Como pesquisar mensagens com estrela no Gmail usando operadores de pesquisa de e-mail tais como o operador "has:"

Além disto, podemos também usar o “has:” para nos indicar todos os e-mails que contenham ou não marcadores, usando “userlabels” ou “nouserlabels”.
Como tal, para pesquisar todas as mensagens que contenham algum marcador, uso este operador da seguinte maneira:

Como encontrar e-mails com marcadores personalizados no Gmail utilizando o operador de pesquisa "has"

Ainda Mais Operadores

Além de tudo o que já apresentámos, ainda existem uns quantos comandos exclusivos a cada um destes fornecedores de e-mail (leia-se: exclusivos ao Gmail, mais concretamente), assim como alguns operadores booleanos que já aprendeste antes e também se aplicam aqui. Comecemos pelos ditos cujos.

AND/OR/( )/-/" "

Usados para agrupar, excluir ou especificar termos de pesquisa, estes cinco operadores funcionam essencialmente da mesma forma em ambos os serviços. Se leste o artigo anterior já os deverias conhecer, mas vamos lembrar como cada um deles opera.
Começando com o operador “AND”, este é utilizado para combinar diferentes termos de pesquisa. Irrelevante em pesquisas comuns no Gmail, onde os termos são combinados por predefinição, mas muito relevante no Outlook, onde o comando predefinido é “OR”.
Ou seja, a fim de isolar todas as mensagens que contenham os termos “pardal” e “avestruz”, posso aplicar este comando:

Seguidamente, o operador “OR”. Como deve ser evidente, a função deste é comandar o sistema para que pesquise um termo ou o outro. Em contraste com o “AND”, é um comando irrelevante em pesquisas comuns no Outlook, mas bem conveniente no Gmail.
Sendo assim, aquilo que devo escrever para conseguir visualizar todos os e-mails que contenham “coisas” ou “cenas” é:

Como encontrar mensagens no Gmail que contenham um ou outro termo utilizando o operador de pesquisa de e-mail "OR"

Continuando para os parênteses, estes podem ser utilizados para agrupar diferentes termos de pesquisa dentro de um comando específico.
Por exemplo, posso utilizar este operador em conjunto com o “subject:” com a finalidade de identificar todos os e-mails que contenham “galinhas” e “factos” no assunto:

Prosseguindo, já mencionámos aqui brevemente o operador “-” e, tal como acontece nas pesquisas do Google, a função deste é excluir determinados termos de pesquisa, em ambos os serviços.
Isto significa que, na hipótese de precisar de omitir todas as mensagens com o termo “trabalho”, posso servir-me deste comando:

Restam as aspas, que retêm também a função que cumprem no Google: procurar por expressões exatas.
Então, se eu pretender achar somente e-mails que contenham a expressão “galinha voadora”, digito o seguinte para os revelar:

AROUND (Gmail)

Outro operador de que te deves recordar. Utilizado para pesquisar um termo a determinada distância de outro. Possui apenas uma pequena diferença relativamente ao seu equivalente do Google, que é o facto de não necessitar de parênteses.
Quer isto dizer que o posso usar, como exemplo, numa situação em que necessite de ir buscar todas as mensagens que possuam o termo “codorniz” a não mais que 5 palavras de distância de “perdiz”:

Como utilizar o operador de pesquisa do Gmail "AROUND" para encontrar e-mais que contenham termos distanciados por uma quantidade máxima de palavras

filename: (Gmail)

Pesquisa pelo nome ou formato de um ficheiro contido na mensagem. Muito útil se precisares de detetar um e-mail que contenha um anexo específico do qual ainda te lembras.
Imaginemos que me recordo de ter recebido um e-mail específico cujos detalhes esqueci por completo, mas sei, por sorte, que dele constava um ficheiro PDF intitulado “historias_de_gansos”. Posso encontrá-lo muito facilmente:

Como pesquisar por e-mails com determinados anexos usando o operador de pesquisa do Gmail "filename:"

list: (Gmail)

Pesquisa mensagens de uma determinada lista de correio eletrónico.
Faz de conta, portanto, que eu quero obter todos os e-mails que foram enviados para uma lista no endereço “[email protected]”. Só tenho de a indicar com este operador:

Como encontrar mensagens de uma lista de correio eletrónico utilizando o operador de pesquisa de e-mail "list:" no Gmail

Outras Ferramentas e considerações

Tal como acontece no Google, estes operadores não são o único recurso de que te podes servir para realizar uma pesquisa avançada. Tanto o Gmail como o Outlook dispõem de ótimas ferramentas de filtragem de resultados que podes e deves utilizar. No caso do Outlook, estes filtros podem ser indispensáveis na falta de determinados operadores.
Para começar, em qualquer um destes serviços, podes aceder às opções de filtragem clicando na seta à direita da barra de pesquisa. Eis as nossas possibilidades:

As opções que o Gmail nos apresenta são basicamente todas filtros possíveis de aplicar através de operadores, mas permitem-te realizar pesquisas complexas sem teres de inventar fórmulas demasiado extensas com os mesmos. Podes filtrar as mensagens com base no remetente, destinatário, assunto, tamanho, data, especificar palavras que estejam ou não contidas, a localização dos e-mails, indicar se possuem anexos e excluir mensagens de chat.

Ferramentas de filtragem de resultados do Outlook; como utilizar filtros de pesquisa e operadores para encontrar mensagens na caixa de e-mail

O Outlook oferece-te uma seleção um pouco menor, e mais uma vez são predominantemente coisas que já consegues fazer com os operadores de pesquisa. Também te permite, contudo, indicar a pasta em que pretendes procurar e ainda especificar um período de tempo, opções muito úteis uma vez que não existem operadores para isso neste serviço.
Combinando operadores com estas opções, conseguirás obter resultados de pesquisa ainda mais apurados.

Vale lembrar, contudo, que há uma outra coisa que te irá facilitar a vida ainda mais que operadores e filtros…

...Organização

Pois é. O maior inimigo de muitos. Eu sei, eu sei, manter a caixa de correio limpa e organizada quando se recebe carradas de e-mails a toda a hora não é uma tarefa simples, e é fácil desistir da ideia após apenas um deslize. Mas pensa só no tempo que vais poupar se souberes exatamente onde encontrar cada e-mail e não precisares de conceber fórmulas matemáticas revolucionárias na caixa de pesquisa (…por mais que às vezes até seja divertido). Será certamente mais do que o tempo investido a eliminar, marcar e mover mensagens para as pastas e categorias certas de cada vez que as recebes. Pensa sempre no que obterás a longo prazo e deixa a preguiça de lado!

Concluindo

Seja na web ou no correio eletrónico, o uso de operadores de pesquisa avançados é um domínio essencial para quem procura resultados rápidos e eficientes. Assim que dominares o uso destas ferramentas verás o quão mais fácil é encontrar aquilo que procuras em pouco tempo e com grande precisão.

E, por enquanto, é tudo da nossa parte. Esperamos que este artigo, assim como o anterior, te tenha servido de ajuda. Vai treinando a utilização destes recursos e muito em breve serás tu também um mestre ninja capaz de encontrar absolutamente tudo! Voltaremos a ver-nos num futuro não muito distante, até lá diverte-te a escavar mensagens antigas daquele endereço de e-mail que criaste quando tinhas tipo uns 11 anos. Eu sei que é isso que vais fazer. Até à próxima!

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